Warum du als Personalverantwortliche Abwesenheiten planen solltest
Ja, Abwesenheitsplanung ist im ersten Moment zusätzlicher Aufwand. Aber in wachsenden Unternehmen wächst auch der Aufwand, der durch fehlende Planung entsteht.
Zum einen sollten die HR-Verantwortlichen natürlich jederzeit den Überblick darüber behalten, wer am Arbeitsplatz zu erwarten ist, um die eigenen Zeitaufwände gering zu halten. Kommen Beschäftigte zu dir, um zu fragen, wie viel Urlaub sie noch zur Verfügung haben? Dann stelle dir die Frage, warum sie das nicht selbst im Blick haben. Durch eine gute Abwesenheitsplanung und Kommunikation kannst du solche Aufwände verhindern.
Dazu kommen die Auswirkungen auf die eigentliche Arbeit: In komplexen Arbeitsabläufen müssen sich Kollegen und Vorgesetzte darauf verlassen können, dass alle wie geplant zur Arbeit bereitstehen. Dabei ist es vollkommen irrelevant, ob ihr im Tiefbau, in der Gastro oder in welcher Branche auch immer tätig seid. Reibungsverluste durch schlecht geplante Abläufe verringern die Produktivität in jedem Bereich rapide. Eine Abwesenheitsplanung ist natürlich noch keine Dienst- oder Projektplanung, aber eine wichtige Säule.
Stift & Papier
Warum nicht, richtig? Wenn alle deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen täglich am selben Ort zusammen kommen, könnt ihr eure Abwesenheitsplanung natürlich ganz praktisch auf einem Flipchart oder einer Magnettafel durchführen. Das ist einfach und pragmatisch, und wahrscheinlich nutzt ihr dafür Mittel, die euch bereits zur Verfügung stehen.
Wenn deine Mitarbeitenden aber an unterschiedlichen Orten arbeiten oder wenn euer Gebäude ziemlich weitläufig ist, wird die Abwesenheitsplanung schon schwierig. Man sagt, jeder Gang macht schlank, aber das ist meistens keine ausreichende Motivation. Im Ergebnis werden Abwesenheiten dann meistens wieder direkt im Team abgesprochen und der Überblick von oben geht verloren.
Auch bei einem der häufigsten Abwesenheitsgründe - Krankheit - ist diese Lösung im Nachteil, denn wer krank ist, bleibt zuhause oder muss gar ins Krankenhaus. Wer aktualisiert dann die Abwesenheitsplanung? Richtig, du. Und bekommen es die Kollegen deswegen sofort mit? Eher nicht. Und von dem Aufwand der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheingung mal ganz zu schweigen.
Excel
Microsoft Excel (oder vergleichbare Produkte wie Google Spreadsheets oder Open Office Calc) ist die Allround-Lösung schlechthin. Alle kennen es, alle nutzen es, manche können es. Natürlich kannst du auch deine Abwesenheitsplanung in Excel vornehmen. Quer über das Internet verteilt findest du Unmengen an Vorlagen, um deine Endlos-Tabelle in die perfekte Planung zu verwandeln.
Und dafür gibt es gute Gründe: Excel ist unglaublich vielseitig. Praktisch alles, was berechenbar ist, kannst du in Excel abbilden. Im Gegensatz zur analogen Lösung kannst du die Datei im Firmennetzwerk bereitstellen und so auch den Zugriff aus der Ferne ermöglichen. Die Office 365 Cloud von Microsoft oder, wenn ihr Google nutzt, die Google Drive, gehen sogar noch einen Schritt weiter und lassen euch die Datei sogar in der Cloud veröffentlichen, sodass authentifizierte Nutzer ohne Zugang zum VPN auch Zugriff auf die Abwesenheitsplanung erhalten können.
Darüber hinaus erlaubt dir Excel natürlich die Berechnung von Kennzahlen und die Auswertung deiner Abwesenheitsplanung. Wenn du den Krankenstand oder die Personalstärke an die Geschäftsführung berichten musst oder aus eigenem Antrieb überwachen möchtest, bietet dir Excel alle Möglichkeiten dazu.
Excel erreicht seine Grenzen in der täglichen Nutzung allerdings meistens nicht, weil Funktionen fehlen, sondern weil es zu viele bietet. Das schiere Angebot von Formeln, Buttons und Makros sorgt dafür, dass es viele Nutzer einfach überwältigt. Und wenn sich nur ein Verweis verändert, hat man meistens eine ganze Reihe von Fehlermeldungen, um die man sich kümmern darf. Und wenn der “Hauptentwickler” der Excel-Tabelle mal krank oder im Urlaub ist oder gar das Unternehmen verlässt, geht oft Wissen verloren und die Excel-Tabelle kann nicht mehr richtig bedient werden.
Abwesenheitsplanung in deinem ERP
Ab einer gewissen Größe wirst du wahrscheinlich ohnehin auf ein ERP setzen, um sämtliche Unternehmensprozesse in einem System zu bündeln. Wenn Lieferketten, Buchhaltung und Personalstämme von mehreren Standorten simultan verwaltet und optimiert werden müssen, kommst du um ein gutes ERP eben nicht herum.
Natürlich bieten die meisten ERPs auch Module zur Personalverwaltung an, die wiederum Personaleinsatz- und Abwesenheitsplanung enthalten. Und natürlich macht es Sinn, die Lösung in einem System zu nutzen, das ohnehin schon vorhanden ist.
Da diese Möglichkeit allerdings vor allem für größere Unternehmen existiert, solltest du auch die Preise nicht unterschätzen. In der Regel kostet nicht nur die Lösung an sich sehr hohe Summen, sondern auch die Entwickler-Unterstützung, da jedes Unternehmen eben anders aufgebaut ist und es daher meistens Sonderlösungen braucht, die die Standard-Version trotz ihrer Komplexität nicht abbilden kann.
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